E-Rechnung bei Dauerrechnungen und Mietverträgen

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist bei der Vermietung nur dann Pflicht, wenn steuerpflichtig an einen im Inland ansässigen Unternehmer vermietet wird. In diesem Fall wird für den ersten Teilleistungszeitraum einmalig eine Dauerrechnung als E-Rechnung erstellt und der Mietvertrag als Anhang beigefügt. Für die jährliche Betriebskostenabrechnung ist eine eigene E-Rechnung erforderlich.

Wann Vermieter als Unternehmer gelten

Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt jede Person oder Gesellschaft als Unternehmer, die eine Tätigkeit selbstständig, dauerhaft und mit der Absicht zur Einnahmenerzielung ausübt – hierzu zählen neben klassischen Gewerbetreibenden und Freiberuflern grundsätzlich auch Vermieter.

1. Rechnungspflicht bei Mietverträgen

Hier ist zu unterscheiden zwischen der Vermietung an Nichtunternehmer und der Vermietung an Unternehmer bzw. juristische Personen.

Vermietung an Nichtunternehmer (z. B. Wohnraum an Privatperson)

Es besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung/E-Rechnung, da es sich bei der Vermietung um einen umsatzsteuerfreien Umsatz nach § 4 Nr. 12 UStG handelt.

Vermietung an Unternehmer / juristische Personen

Steuerfreie Vermietung (Regelfall ohne Option): Es besteht keine umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Rechnungsausstellung und damit auch keine Pflicht zur E-Rechnung. Gleichwohl wird aus Nachweisgründen regelmäßig mit einem Abrechnungspapier gearbeitet.

Steuerpflichtige Vermietung (z. B. Option nach § 9 UStG): Hier ist eine Rechnung auszustellen; bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B) ist ab 1.1.2025 – vorbehaltlich der Übergangsregelungen – grundsätzlich eine E-Rechnung im strukturierten elektronischen Format erforderlich.

2. Wann der Mietvertrag selbst als Rechnung gilt

Ein Mietvertrag kann eine ordnungsgemäße Rechnung sein, wenn alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten sind:

• vollständige Parteienangaben
• Leistungsbeschreibung
• Entgelt
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Leistungszeitraum

Für den vorsteuerberechtigten Mieter ist dies essenziell, da sonst kein Vorsteuerabzug aus der Miete möglich ist.

3. Dauerrechnung und E-Rechnung bei Dauerleistungen

Mietverhältnisse sind Dauerschuldverhältnisse. Bei steuerpflichtiger Vermietung mit E-Rechnungspflicht gilt:

• Für den ersten Teilleistungszeitraum ist einmalig eine E-Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer zu erstellen.
• Der Mietvertrag wird dieser E-Rechnung als Anhang beigefügt (z. B. PDF).
• Anpassungen (neue E-Rechnung) sind nur bei Änderungen der umsatzsteuerlich relevanten Angaben (z. B. Mieterhöhung) erforderlich.

Müssen bestehende Dauerrechnungen umgestellt werden?

Vor dem 1.1.2027 als „sonstige Rechnung" erteilte Dauerrechnungen müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

4. Betriebskostenabrechnung als eigenständige (Nach-)Abrechnung

Die jährliche Betriebskostenabrechnung stellt regelmäßig eine selbständige Abrechnung über zusätzliche Entgelte bzw. Nachforderungen dar (Heizkosten, Wasser, sonstige NK etc.). Umsatzsteuerlich bedeutet dies:

• Soweit Betriebskosten umsatzsteuerlich Teil des Entgelts für die steuerpflichtige Vermietungsleistung sind (typisch im gewerblichen Bereich mit Option), liegt eine zusätzliche steuerpflichtige Leistung bzw. Entgelterhöhung vor.
• Für diese Nachforderungen ist eine eigene (E-)Rechnung erforderlich, damit der Mieter den Vorsteuerabzug aus den Betriebskosten geltend machen kann.

E-Rechnungspflicht für die Betriebskostenabrechnung im B2B-Bereich

Bei B2B-Verhältnissen mit steuerpflichtiger Vermietung und beiderseitiger Inlandsansässigkeit gilt ab 1.1.2025 (bzw. nach Ablauf der Übergangsregelung):

• Die Betriebskostenabrechnung ist grundsätzlich als E-Rechnung im strukturierten elektronischen Format auszustellen, da es sich um eine zusätzliche steuerpflichtige Leistung des Vermieters an den Unternehmer-Mieter handelt.
• Es handelt sich nicht um eine bloße Änderung der ursprünglichen Dauer-E-Rechnung, sondern um eine weitere Rechnung für einen gesonderten Abrechnungszeitraum/Mehrbetrag.

5. Praktische Umsetzung bei steuerpflichtiger Vermietung

Für die praktische Umsetzung empfiehlt sich das folgende Vorgehen:

• Fortbestehen der bisherigen Dauer-E-Rechnung für die Grundmiete inkl. Nebenkosten (unverändert, sofern keine Anpassung der Mietkonditionen).
• Erstellung einer separaten E-Rechnung über das Ergebnis der Betriebskostenabrechnung (Nachzahlung oder ggf. Guthaben), mit:
  • Hinweis auf den abgerechneten Zeitraum,
  • klarer Aufschlüsselung der steuerpflichtigen Betriebskostenanteile,
  • Steuersatz und Steuerbetrag,
  • Bezugnahme auf das Mietverhältnis (z. B. Mietvertragsnummer),
  • neuer fortlaufender Rechnungsnummer.

Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Mietverträgen

Muss ich als Vermieter eine E-Rechnung ausstellen? Nur bei steuerpflichtiger Vermietung an einen im Inland ansässigen Unternehmer (B2B), z. B. nach Option gemäß § 9 UStG. Bei steuerfreier Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG besteht keine Rechnungs- und damit auch keine E-Rechnungspflicht.

Kann ein Mietvertrag eine Rechnung ersetzen? Ja, wenn er alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthält. Besteht E-Rechnungspflicht, wird der Mietvertrag der E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum als Anhang (z. B. PDF) beigefügt.

Müssen bestehende Dauerrechnungen in E-Rechnungen umgestellt werden? Nein. Vor dem 1.1.2027 als „sonstige Rechnung" erteilte Dauerrechnungen müssen nicht nachträglich umgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Wann muss eine neue E-Rechnung für die Miete erstellt werden? Nur bei Änderungen der umsatzsteuerlich relevanten Angaben, zum Beispiel bei einer Mieterhöhung.

Braucht die Betriebskostenabrechnung eine eigene E-Rechnung? Ja. Bei steuerpflichtiger B2B-Vermietung ist sie eine weitere Rechnung für einen gesonderten Abrechnungszeitraum und benötigt eine eigene E-Rechnung mit neuer fortlaufender Rechnungsnummer.