Information zur E-Rechnung

Bereits seit dem 01.01.2025 spielt die E‑Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern eine Rolle. Jeder Unternehmer in Deutschland muss seither E‑Rechnungen empfangen, lesbar machen und gesetzeskonform archivieren können. Bis einschließlich 31.12.2026 können Rechnungsaussteller jedoch statt einer E‑Rechnung noch eine „sonstige Rechnung“ in Papierform verwenden, auch sonstige elektronische Formate (z. B. PDF per E‑Mail) sind zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

Ab dem 01.01.2027 besteht für Unternehmer, die im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR erzielt haben, die Verpflichtung, Ihre umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und sonstige Leistungen an andere inländische Unternehmer über eine E‑Rechnung zu abzurechnen.

Ab dem 01.01.2028 fällt diese Übergangsregel komplett weg. Damit ist für umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen zwischen inländischen Unternehmern zwingend eine E-Rechnung zu erstellen. Papierrechnungen/PDF gelten nur noch als „sonstige Rechnungen“ und sind für Rechnungen zwischen Unternehmern nicht mehr ausreichend.

Für Sie gilt somit nicht nur die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, sondern auch für deren Empfang. Für sämtliche Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen, die in Ihrem Unternehmen eingehen, benötigen Sie eine E-Rechnung des leistenden Unternehmers.

Ausnahmen bestehen lediglich noch für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich EUR 250,00 und Fahrausweise, die weiterhin noch in Form von „sonstige Rechnungen“ auf Papier/PDF zulässig sind.

Begriffsbestimmungen

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine

• Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD), die
• elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und
• der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU entspricht (CEN‑Norm EN 16931).

Bei allen anderen Formen von Rechnungen handelt es sich um sogenannte „sonstige Rechnungen“. Darunter fallen beispielsweise:

• Rechnung auf Papier oder
• Rechnung in einem anderen elektronischen Format (z.B. PDF, JPEG, TIFF, Word, Excel), das kein strukturiertes Datenformat im Sinne der EN 16931 darstellt.

Wichtig: Reine PDF‑Rechnungen gelten gerade nicht als E‑Rechnungen. Sie werden künftig nur noch in den Übergangszeiträumen bzw. bei bestimmten Ausnahmen akzeptiert.

Zulässige Formate für die E-Rechnung

Die Formatanforderungen einer E‑Rechnung werden insbesondere erfüllt durch:

XRechnung

• XML‑basiertes, rein strukturiertes Datenformat.
• Bereits im öffentlichen Auftragswesen etabliert.
• EU‑weit Referenzformat für E‑Rechnungen.

ZUGFeRD‑Format (aktuelle Version, z. B. 2.3; Profile Basic/Comfort/Extended)

• Hybrides Format (Kombination aus PDF‑Dokument und eingebetteter XML‑Datei).
• Erfüllt die Anforderungen der EN 16931, sofern korrekt eingesetzt.

Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die Norm erfüllen oder mit ihr interoperabel sind.

Inhaltliche Anforderungen (§ 14, § 14a UStG)

Unverändert müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14, § 14a UStG vollständig und richtig enthalten sein. Für die E‑Rechnung bedeutet dies:

• Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil (XML‑Daten) abgebildet sein.
• Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig und nachprüfbar sein.
• Der Leistungszeitpunkt kann als Kalendermonat angegeben werden; Sammelrechnungen über mehrere Leistungen eines Monats sind möglich.
• Anhänge (z. B. Stundennachweise, Lieferscheine) können der Rechnung beigefügt werden; maßgeblich bleibt jedoch der strukturierte Datenteil.

Formale und inhaltliche Fehler bei der Rechnungsstellung sind zu vermeiden, da diese sowohl die zivilrechtliche Fälligkeit als auch den Vorsteuerabzug gefährden können.

Risiken bei Nichtumsetzung

Unternehmen, die sich nicht auf die E‑Rechnung einstellen, riskieren:

• Ein Zahlungsverweigerungsrecht des Rechnungsempfängers. Dieser hat bei Nichtvorlage einer ordnungsgemäßen E-Rechnung selbst kein Recht auf den Vorsteuerabzug und wird die Zahlung der Rechnung so lange verweigern, bis ihm eine korrekte Rechnung von Ihnen vorliegt.
• Damit verbunden: Liquiditätsprobleme durch verspätete Zahlungen infolge fehlerhafter oder nicht akzeptierter Rechnungen,
• Verzögerungen beim eigenen Vorsteuerabzug bzw. Gefährdung des Vorsteuerabzugs, wenn Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen,
• erhöhten manuellen Aufwand zur Nachbearbeitung oder Neuausstellung von Rechnungen.

Addison Rechnungsschreibung in Ihrem Portal

Für Unternehmer, die keine eigene Rechnungssoftware haben oder auch nur gelegentlich E-Rechnungen an andere Unternehmer erstellen müssen, bieten wir Ihnen über unser Portal ADDISON Direkt das Tool „Addison Rechnungsschreibung“ an. Hier hinterlegen Sie einmalig Ihre eigenen Stammdaten, sowie anschließend die Kundendaten, Rechnungstexte und Rechnungsangaben. Die daraus erstellte Datei mit der E-Rechnung erhalten Sie anschließend per E-Mail übermittelt und können diese an Ihren Kunden weiterleiten.

Dieser Programmteil ist als Starter-Variante bereits im Addison-Grundpaket enthalten und mit dem Grundpreis von € 2,90/Monat abgedeckt. Zudem bestehen weitere E-Rechnungsschreibungs-Pakete, mit erweiterten Möglichkeiten. Informationen hierzu finden Sie hier: ADDISON Direkt - E-Rechnung

Bei Fragen zur E‑Rechnung oder für eine individuelle Umstellungsplanung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen

In den nächsten Wochen werden weitere Informationen, u.a. zu den Themen Bewirtungsbelege, Dauerrechnungen, Vermietung, etc., folgen.