Die Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (UStID-Nummern) ist ein zentrales Element der steuerlichen Compliance im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr. Sie dient der Absicherung von umsatzsteuerfreien Lieferungen innerhalb der EU und schützt Unternehmen vor steuerlichen Risiken, insbesondere dem Verlust der Steuerbefreiung bei fehlerhaften oder ungültigen UStID-Nummern.
Pflichten und Vorgehen bei der UStID-Prüfung nach GoBD
- Unternehmen müssen bei der Überprüfung der Gültigkeit von UStID-Nummern alle öffentlich zugänglichen automatischen Prüfsysteme nutzen. Die Gültigkeit von UStID-Nummern wird in Deutschland primär über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder das EU-weite MIAS-Portal online geprüft. Die Abfrage ist kostenlos und online möglich.
- Die Prüfung mit qualifizierter Bestätigungsanfrage ist vor allem bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU zwingend erforderlich. Liegt keine gültige UStID-Nummer des Abnehmers vor, entfällt die Steuerbefreiung und die Lieferung muss nachträglich versteuert werden.
- Die UStID-Nummer des Geschäftspartners ist zeitnah zur ersten Lieferung und anschließend in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Nur bei sorgfältiger Prüfung besteht Vertrauensschutz.
- Bei Zweifeln an der Gültigkeit oder Zuordnung der UStID-Nummer empfiehlt sich eine qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), bei der zusätzlich Name und Anschrift des Inhabers geprüft werden.
- Unternehmen, die regelmäßig innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen erbringen, sollten Plausibilitätskontrollen zur UStID-Nummer in ihre EDV-Systeme integrieren, um Eingabefehler und Beanstandungen zu vermeiden.
- Die Ergebnisse und der Ablauf der UStID-Prüfung sind nach den GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar zu dokumentieren, etwa durch Aufbewahrung von Ausdruck oder Screenshot des Prüfergebnisses.
