Abzug von Bewirtungsaufwendungen: Neue Anforderungen seit 2023

Damit Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen Nachweise erbracht und (weitere) formale Voraussetzungen erfüllt werden. Die steuerlichen Spielregeln wurden durch das Bundesfinanz­ministerium bereits mit Schreiben vom 30.6.2021 angepasst. Allerdings gewähr te die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung, die am 31.12.2022 auslief.

Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen war der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der Kassensiche­rungsverordnung (KassenSichV)geforderten Angaben zulässig. Nach § 6 KassenSichV werden jedoch weitere Anforderungen an einen ge­schäftlich veranlassten Bewirtungsbe­leg gestellt, wenn der Bewirtungsbe­trieb ein elektronisches Aufzeichnungs­system mit Kassenfunktion i. S. des § 146a Abs. 1 Abgabenordnung [AO) ver­wendet. Danach muss die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete sowie mithilfe einer zertifizierten tech­nischen Sicherheitseinrichtung abgesi­cherte Rechnung auch enthalten:

• den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung,
• die Transaktionsnummer und
• die Seriennummer des elektroni­schen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.

Diese Angaben müssen sich für geschäftlich veranlasste Bewirtungen ab 1.1.2023 zwingend aus dem Bewirtungsbeleg ergeben. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, obwohl der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

MERKE I Der Bewirtende kann grundsätzlich darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer. der Seriennum­mer des elektronischen Aufzeich­nungssystems oder des Sicherheits­moduls versehen wurde. Diese Anga­ben können auch in Form eines QR­Codes dargestellt werden.

Abseits von diesen Neuerungen werden herkömmliche“ Bewirtungsbelege (z.B. rein maschinell oder handschriftlich erstellte Rechnungen) ab dem 1.1.2023 nur noch dann anerkannt, wenn der Bewirtungsbetrieb kein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwenden sollte. Das ist z.B. Der Fall, wenn der Bewirtungsbetrieb eine offene Ladenkasse nutzt.