Bewirtungsleistungen zwischen Unternehmern unterliegen grundsätzlich der E-Rechnungspflicht. Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten gelten die speziellen Dokumentationsanforderungen weiter. Sie werden aber an die E-Rechnung angepasst.
Der Bewirtungsbetrieb kann zunächst eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausstellen. Diese sonstige Rechnung muss nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Anerkannt werden nur Belege, die maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit TSE abgesichert sind. Handschriftliche oder nur einfach maschinell erstellte (nicht registrierte) Belege erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht. Die darin enthaltenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Bei Bewirtungsrechnungen über 250 € müssen zusätzlich zu den Mindestangaben der Kleinbetragsrechnung folgende Angaben vorliegen:
Der Name des Bewirtenden kann auch handschriftlich auf der Rechnung ergänzt werden. Das wird anerkannt, wenn der Gaststättenbetreiber die Ergänzung mit seiner Unterschrift bestätigt. Angaben zu Anlass, Ort, Datum und Teilnehmern der Bewirtung dokumentiert der Steuerpflichtige selbst (Eigenbeleg bzw. Teilnehmernachweis).
Verschickt der Bewirtungsbetrieb bereits eine E-Rechnung, sollte sichergestellt werden, dass sie alle oben genannten Pflichtangaben enthält, insbesondere den Namen des bewirtenden Unternehmers.
Liegt zunächst nur ein TSE-Kassenbeleg vor, ist dieser vorerst als sonstige Rechnung nutzbar, sofern die formalen Anforderungen erfüllt sind. Auf Anforderung muss der Bewirtungsbetrieb jedoch eine E-Rechnung nachreichen, die den Kassenbeleg berichtigt. So sind der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug gesichert.
Angaben zu Anlass, Ort, Datum und Teilnehmern der Bewirtung muss der Steuerpflichtige weiterhin zeitnah dokumentieren und unterschreiben (Eigenbeleg). Diese Aufzeichnungen können in Papierform geführt werden. Sie müssen dann aber digitalisiert und eindeutig und unveränderbar mit der jeweiligen Bewirtungsrechnung verknüpft werden, z. B. durch eine gemeinsame Ablage im DMS oder eine Verlinkung in der Buchungszeile.
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