Das häusliche Arbeitszimmer ist für viele Selbstständige ein fester Bestandteil ihrer Steuererklärung — sei es als Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit oder als zusätzlicher Kostenposten neben einem Büro. Wer hier nicht nur die Höhe, sondern auch die Form seiner Aufzeichnungen beachtet, kann sich künftig einigen Ärger ersparen: Ein aktuelles BFH-Urteil zeigt, wie streng die formellen Anforderungen tatsächlich sind.
Im konkreten Fall ging es um die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer eines selbstständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte. Der Bundesfinanzhof hat die Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG für solche Aufwendungen konkretisiert — und zwar in inhaltlicher wie auch zeitlicher Hinsicht.
Was bedeutet das konkret?
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer müssen einzeln, zeitnah und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben erfasst werden. Im Rahmen der Buchhaltung bedeutet dies, dass diese Ausgaben auf einem eigenen Konto laufend verbucht werden müssen. Wird Ihre Buchhaltung von uns erstellt, reichen Sie uns bitte die entsprechenden Belege und Zahlungsnachweise Ihrer Raumkosten laufend ein. Eine bloße Belegsammlung reicht dafür nicht aus.
Im entschiedenen Fall hatte der Steuerpflichtige genau das gemacht: Belege über das ganze Jahr gesammelt und erst bei Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über die Gebäudekosten erstellt. Das Finanzgericht Hessen wertete das als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht — mit der Folge, dass die Aufwendungen dem Grunde nach nicht abzugsfähig waren. Der BFH bestätigte diese Auffassung.
Zeitlich heißt das konkret: Die Aufzeichnungen sollten regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorgenommen werden, ausnahmsweise darf das auch einen Monat dauern. Wer länger wartet, riskiert den kompletten Abzug.
Praxistipp
Wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer nutzen, sollten Sie ab sofort:
Wer stattdessen die Jahrespauschale von 1.260 Euro für das häusliche Arbeitszimmer ansetzt, ist von dieser Aufzeichnungspflicht übrigens nicht betroffen — hier reicht der einfache Nachweis der Nutzung als Mittelpunkt der Tätigkeit.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie unsicher sind, ob Ihre bisherige Dokumentation den Anforderungen entspricht — wir prüfen das gerne mit Ihnen gemeinsam.
