E-Rechnungspflicht ab 2025 – Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine verpflichtende E-Rechnung für den B2B-Geschäftsverkehr. Dies bedeutet, dass Unternehmen beim Austausch von Rechnungen untereinander bestimmte elektronische Formate nutzen müssen. Um sich rechtzeitig vorzubereiten, finden Sie hier die wichtigsten Details und Fristen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen. Das betrifft auch Kleinunternehmer und Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland. Es gibt jedoch Ausnahmen, z.B. für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro, steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG, Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sowie Rechnungen an ausländische Unternehmen.

Wichtige Fristen

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Zustimmungspflicht entfällt, d.h. Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen E-Rechnungen zusenden, auch ohne vorherige Absprache.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: Ebenfalls müssen ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Es gelten jedoch die folgenden Übergangsfristen:

• Bis 31. Dezember 2026 dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate (z.B. PDF) verwenden, wenn der Empfänger zustimmt.
• Für kleinere Unternehmen (Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr) gilt diese Erleichterung bis 31. Dezember 2027.

Welche Formate sind erlaubt?

Zulässig sind nur strukturierte elektronische Formate wie:

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das sich besonders für die maschinelle Verarbeitung eignet.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit maschinenlesbaren Daten kombiniert.

Formate wie PDF oder Word-Dateien erfüllen nicht die Anforderungen einer E-Rechnung und dürfen nach Ablauf der Übergangsfristen nur in Ausnahmefällen genutzt werden.

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

Was sollten Sie jetzt tun?

1. Technische Voraussetzungen schaffen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und ggf. schon erzeugen kann. Gerne können wir Ihnen über unsere Software Addison eine (kostenpflichtige) Möglichkeit bieten E-Rechnungen (insb. XRechnung) lesbar zu machen. Sprechen Sie uns gerne an.
2. Prozesse anpassen: Integrieren Sie E-Rechnungen in Ihre täglichen Abläufe und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
3. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten und Kunden, um sich auf ein gemeinsames Rechnungsformat und Übermittlungswege zu einigen.

Unsere Empfehlung

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, wie eine schnellere Verarbeitung, weniger Fehlerquellen und eine kostengünstigere Abwicklung. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Umstellung, um den reibungslosen Übergang sicherzustellen und von den Effizienzgewinnen zu profitieren.

Haben Sie Fragen zur Umstellung auf die E-Rechnung? Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch bei dieser Aufgabe beratend zur Seite. Kommen Sie auf uns zu – wir helfen Ihnen, gut vorbereitet ins Jahr 2025 zu starten!