Bewirtungsaufwendungen aus betrieblichem Anlass können unter weiteren Voraussetzungen zu 100 % als Betriebsausgaben angesetzt werden, während Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 % Betriebsausgaben darstellen. Zu den Bewirtungskosten, die zu 100 % abgezogen werden können, zählen z. B. Arbeitnehmerbewirtungen, die aus Anlass von außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen durchgeführt werden, oder Warenverkostungen im Unternehmen.
Mit Schreiben vom 30.6.2021 aktualisiert die Finanzverwaltung die Erfordernisse zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb. Damit der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt wird, müssen Steuerpflichtige – zeitnah – einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen erbringen. Hierfür wird in der Regel ein formloses Dokument (Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt, welches vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben ist.
Erfolgt die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb – z. B. in einer Gaststätte oder einem Restaurant –, ist für die steuerliche Anerkennung die Rechnung über die Bewirtung dem Nachweis beizufügen. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein sowie den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.
Verwendet der Bewirtungsbetrieb – also das Restaurant oder die Gaststätte – ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist dann verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.
Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht; diese Bewirtungsaufwendungen werden vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Übergangsregelung: Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Bewirtungsrechnungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geforderten Angaben zulässig.
